Che cosa si intende per Digital Workplace?

Sentiamo spesso parlare di Digital Workplace, ma che cosa significa questa espressione? La traduzione letterale è luogo di lavoro digitale e interessa tutti i settori e i livelli lavorativi. Infatti, l’evoluzione tecnologica e il particolare periodo di emergenza sanitaria in cui ci troviamo hanno cambiato il modo di lavorare di tutte le persone e, in alcuni casi, anche il modo di gestire i rapporti, lavorativi e non. Oggi l’organizzazione della giornata lavorativa è molto diversa rispetto al passato e l’utilizzo delle tecnologie rende possibile lavorare da casa e da qualsiasi luogo in cui ci troviamo. Anche a causa dell’impossibilità di recarsi fisicamente al lavoro, oggi non si è più legati come una volta all’ufficio come spazio in cui lavorare: oggi tante aziende permettono di scegliere l’ambiente e il momento migliore per lavorare e ottenere determinati risultati. Il Digital Workplace è proprio questo: non solamente un insieme di strumenti tecnologici che vengono messi a disposizione di un lavoratore, ma un vero e proprio ambiente di lavoro virtuale dove poter utilizzare al meglio questi strumenti, con una strategia condivisa e una visione globale.

La sede aziendale virtuale

La sede di un’azienda deve essere funzionale e contribuire al benessere lavorativo delle persone, così come il Digital Workplace deve essere a misura dei lavoratori, per permettergli di aumentare la produttività ed essere maggiormente coinvolti dalle attività, anche lavorando da remoto o da altre sedi. Questo approccio è stato fondamentale in questi mesi, poiché ha permesso a molte realtà di continuare le proprie attività, nonostante l’obbligo di chiusura delle proprie sedi fisiche a causa dell’emergenza Covid 19. Basandosi sulla tecnologia, lo spazio virtuale è in costante evoluzione e oggi ancora più di ieri si concentra su diversi aspetti, in particolare sulla presenza digitale e sull’efficienza. Un Digital Workplace deve promuovere la comunicazione tra i lavoratori e la collaborazione, la ricerca e la condivisione di informazioni e conoscenze, la capacità di essere produttivi in ogni momento e in ogni luogo. Comporta un cambio nella mentalità delle aziende e richiede lo sviluppo di nuovi modelli organizzativi delle attività, attraverso l’utilizzo di supporti informatici.

Opportunità e benefici del Digital Workplace

Il Digital Workplace è una grande opportunità per le aziende e permette di valorizzare al meglio le persone e di monitorare gli obiettivi. Secondo diverse ricerche e interviste, adottare questo metodo lavorativo consente non solo di riuscire ad affrontare al meglio le situazioni di emergenza, come quella vissuta in questi mesi, ma anche e soprattutto di aumentare la produttività aziendale e, di conseguenza, i ricavi. Il personale si sente più libero ed è di conseguenza più motivato a svolgere le proprie attività lavorative. I benefici di adottare queste soluzioni sono molteplici, ma allo stesso tempo diverse aziende sono ancora dubbiose su come organizzare il loro Digital Workplace e su come promuovere attività di smart working e lavoro agile. Per ottenere il massimo dei benefici, gli strumenti informatici devono essere messi a disposizione dei lavoratori e i responsabili devono dare il buon esempio, favorendo una comunicazione efficiente e una collaborazione attiva con il proprio staff. Corsi di formazione e percorsi guidati all’utilizzo degli strumenti a disposizione sono necessari per consentirne il corretto impiego e per permettere a tutti di sfruttare al meglio ogni funzionalità. Un periodo di training e linee guide sono necessarie per evitare che possano insorgere incomprensioni o problemi legati all’utilizzo dei nuovi sistemi. Le aziende che non avevano ancora adottato questo approccio si sono trovate, nei mesi scorsi, a doversi adattare molto velocemente ai cambiamenti lavorativi imposti dal periodo. Per questo è importante farsi trovare preparati e formare il proprio personale in modo che possa ricorrere a questi strumenti in caso di necessità.

Digital Workplace e mobilità

Il Digital Workplace si basa principalmente sull’utilizzo di dispositivi mobili, che permettono ai lavoratori di utilizzare i propri strumenti informatici per accedere ai nuovi sistemi di condivisione. Questa possibilità ha effetti positivi sulle performance dei lavoratori, poiché possono sfruttare il know-how che hanno già acquisito nella loro vita privata, senza dover imparare a utilizzare nuove tecnologie. Migliore è il rapporto tra la tecnologia impiegata e la necessità lavorativa, migliore sarà il risultato in termini di produttività. Come abbiamo già visto, è essenziale la formazione per permettere di utilizzare i sistemi al meglio, evitando stress e sovraccarico. Grazie ai nuovi sistemi, i lavoratori possono restare connessi 24 ore su 24, per cui è importante organizzare la propria giornata nei limiti dell’orario lavorativo, stabilendo la reperibilità per le chiamate da parte di azienda e clienti.

Spazio collaborativo, sia virtuale che fisico

Il Digital Workplace ha anche lo scopo di promuovere una cultura di aiuto e di condivisione tra il personale, invitandolo a chiedere aiuto e assistenza ai colleghi per risolvere ogni dubbio o problematica. Essendo uno spazio sia virtuale che fisico, le figure responsabili del reparto IT e quelle delle risorse umane devono lavorare insieme per fornire le infrastrutture software e di rete necessarie, realizzando la base per la User Experience che possa essere funzionale e chiara per tutto il personale. Le caratteristiche di uno spazio fisico possono supportare o ostacolare i comportamenti creativi e collaborativi del personale; per questo è fondamentale che gli spazi del lavoro vengano ripensati con un accurato intervento di relayout uffici, anche per rispettare le normative in vigore e permettere ai lavoratori di sentirsi sicuri.

Digital Workplace: flessibilità e sicurezza

Gli ambienti flessibili e di coworking sono diventati sempre più una necessità per le aziende che si trovano a fare i conti con la crescita del telelavoro e la collaborazione di team a distanza, soprattutto in questo periodo di emergenza sanitaria. Gli spazi del lavoro devono quindi essere costantemente monitorati, per capire quante persone possono essere presenti in un determinato giorno e quali attività devono svolgere. Ogni lavoratore che deve recarsi presso la sede aziendale può riservare il proprio spazio tramite app o attraverso i sistemi condivisi; in questo modo tutti possono vedere chi sarà presente in sede e tutti possono avere la possibilità di riservare box ufficio, sale riunioni o spazi di lavoro a seconda dell’attività che devono svolgere in una determinata giornata. Il Digital Workplace non è quindi solo una modalità di lavoro, ma è un nuovo approccio che cambia e rivoluziona non solo gli spazi, ma anche i metodi lavorativi, gli obiettivi e le relazioni.

Nuovi spazi del lavoro

Grazie alla tecnologia le persone possono oggi lavorare da remoto, ma sono ancora moltissime le persone che si recano ogni giorno nel proprio ufficio. La connessione a internet permette di lavorare da qualsiasi luogo, ma molto spesso i lavoratori preferiscono recarsi fisicamente in ufficio, per esigenze lavorative o per impossibilità di svolgere l’attività da casa. Lo skyline di Milano, con i suoi nuovi edifici e i nuovi spazi lavorativi del Nido Verticale o le ristrutturazioni di sedi centrali come la Scheggia di Vetro, sono la dimostrazione di questa tendenza. Negli spazi del lavoro di oggi servono ambienti ampi in cui lavorare, dove devono essere rispettate le distanze e utilizzati appositi elementi per garantire la sicurezza di ogni lavoratore. La qualità degli ambienti lavorativi, così come quella degli strumenti del lavoro digitale sono diventati sempre più importanti.

Gli spazi ufficio sono diventati oggi open, caratterizzati dalla presenza di pareti divisorie ed elementi che offrono la possibilità di adattarsi a differenti esigenze in base ai diversi periodi. Nelle grandi città si fanno largo nuovi spazi di coworking, in cui l’ambiente ufficio viene condiviso da persone che hanno interessi comuni e che promuovono la collaborazione e la cooperazione tra discipline differenti. Prendono sempre maggiormente piede le piattaforme di collaborazione, sistemi di condivisione, video conferenze e file sharing. Ed è proprio dall’unione dei nuovi spazi lavorativi e delle nuove tecnologie che nasce il concetto di Digital Workplace, una soluzione volta a stimolare non solo la creatività, ma anche l’impegno dei lavoratori.

Le caratteristiche di un Digital Workplace

Per essere definito Digital Workplace, uno spazio deve avere determinate caratteristiche, tra cui la semplicità di utilizzo delle tecnologie e dei nuovi spazi, che devono essere orientati all’utilizzatore, e l’accessibilità delle tecnologie, che devono essere fruibili anche da smartphone e tablet, senza complessità. Le dotazioni tecnologiche devono prevedere anche delle piattaforme di socialità, come ad esempio social network o servizi di messaggistica, per permettere ai lavoratori di condividere e scambiare informazioni con i colleghi e restare in contatto con loro. La condivisione delle informazioni deve essere facilitata il più possibile, limitando la circolazione di stampe e di faldoni. Infine, la tecnologia deve essere sfruttata in modo intelligente, guidando l’utente attraverso il suo utilizzo, adottando sistemi semplici e intuitivi.

Le attività di riconfigurazione degli ambienti lavorativi sono sempre più diffuse tra le aziende e Spazio Company è in grado di offrire servizi di fit out, re-layout uffici e space planning che soddisfano ogni necessità. Le soluzioni di smart office proposte da Spazio Company sono in grado di integrare le strategie di business e di favorire la gestione ottimale degli spazi, nel pieno rispetto delle normative rischio Covid 19 in vigore per garantire la sicurezza dei lavoratori. Spazio Company è in grado di occuparsi della riconfigurazione, della compartimentazione, della creazione e dell’allestimento di nuovi spazi, così come delle ristrutturazioni di quelli esistenti. Il team di Spazio Company è disponibile a fornire consulenza per ogni progetto, al fine di proporre la soluzione migliore per ogni ambiente. Per avere maggiori informazioni e avere un test fit out della vostra attuale sede, contattaci. Potremo valutare insieme il grado di efficienza dei vostri spazi attuali o proporre, eventualmente in alternativa, altre soluzioni immobiliari in grado di essere più performanti rispetto alle vostre necessità attuali e future.